Kontrolli i Menaxhimit të Cilësisë

Kontrolli i Menaxhimit të Cilësisë është procedura me të cilën IKM, nëpërmjet Komitetit të Menaxhimit të Cilësisë, verifikon cilësinë e shërbimeve të kontabilitetit dhe të shërbimeve të tjera që ofrojnë anëtarët e tij. Ai mbështetet në Ligjin Nr. 10091, në Statutin e IKM, në Rregulloren Nr. 5 “Për Kontrollin e Menaxhimit të Cilësisë dhe dhënien e sigurisë për shërbimet e kryera nga Kontabilistët e Miratuar”, të ndryshuar nga Asambleja e Përgjithshme më 3 tetor 2026, në Standardin Ndërkombëtar të Menaxhimit të Cilësisë 1 (SNMC 1) dhe në Deklaratën e Detyrimeve të Anëtarësisë (SMO) 1 të IFAC. Qëllimi i tij është përmirësimi i cilësisë së përgjithshme të shërbimeve të ofruara nga Kontabilistët e Miratuar dhe Shoqëritë e Kontabilitetit, në interes të klientëve dhe të publikut.

Objekti i kontrollit

Kontrolli vlerëson nëse anëtari ka hartuar, ka zbatuar dhe e ka vënë në funksionim një sistem të menaxhimit të cilësisë, i cili i jep siguri të arsyeshme se anëtari dhe personeli i tij i përmbushin përgjegjësitë sipas standardeve profesionale dhe kërkesave ligjore, dhe se raportet, pasqyrat financiare dhe produktet e tjera të angazhimit janë të përshtatshme në rrethanat përkatëse. Ai shtrihet mbi të tetë komponentët e sistemit sipas SNMC 1: procesin e vlerësimit të rrezikut; qeverisjen dhe drejtimin; kërkesat etike; pranimin dhe vazhdimin e marrëdhënieve me klientin; kryerjen e angazhimit; burimet; informacionin dhe komunikimin; monitorimin dhe korrigjimin e mangësive.

Në praktikë, Grupi i Kontrollit vlerëson:

• sistemin e menaxhimit të cilësisë sipas tetë komponentëve, me një metodë të bazuar në risk;
• pajtueshmërinë me standardet e zbatueshme të kontabilitetit, me Kodin e Etikës, përfshirë pavarësinë dhe konfliktin e interesit, dhe me kërkesat ligjore e rregullatore;
• mjaftueshmërinë dhe përshtatshmërinë e dokumentimit të angazhimit dhe, mbi këtë bazë, cilësinë e produkteve të angazhimit;
• burimet njerëzore, teknologjike dhe intelektuale të përdorura dhe tarifat e aplikuara;
• vlerësimin vjetor që vetë anëtari i bën sistemit të tij dhe funksionimin e procesit të tij të monitorimit dhe të korrigjimit të mangësive.

Kërkesat zbatohen në mënyrë të shkallëzuar: anëtarët e IKM nuk kryejnë auditim ligjor, prandaj forma dhe formaliteti i sistemit të tyre janë dukshëm më të thjeshta se ato të shoqërive të auditimit, dhe kërkesat që nuk lidhen me rrethanat e anëtarit — për shembull ato për strukturën organizative te një person fizik pa personel — dokumentohen si të pazbatueshme dhe vlerësohen si të tilla nga Eksperti Kontrollues. Për Kontabilistët e Miratuar të punësuar, që nuk ushtrojnë veprimtari të pavarur, kontrolli ka objekt të kufizuar: përmbushjen e detyrimeve të anëtarësisë, respektimin e Kodit të Etikës, përgjegjësinë për përgatitjen e pasqyrave financiare, kur ekziston, dhe njohjen e kërkesave për parandalimin e pastrimit të parave.

Kontrolli kryhet në selinë e anëtarit, pranë zyrave të IKM ose nëpërmjet komunikimit elektronik.

Përzgjedhja dhe cikli

Përzgjedhja e anëtarëve për kontroll kombinon elemente ciklike dhe elemente të bazuara në risk; çdo anëtar mund të përzgjidhet, pavarësisht nga rezultati i analizës së riskut. Kontrolli kryhet:

• brenda tre vjetëve nga regjistrimi i anëtarit në IKM;
• një herë në çdo pesë vjet për çdo anëtar, pas kontrollit të parë;
• çdo tre vjet për anëtarët që përgatisin pasqyra financiare për njësi me interes publik.

Mbi bazën e analizës së riskut, kontrolli mund të kryhet më shpesh. Faktorët e riskut përfshijnë numrin e klientëve që janë njësi me interes publik, investigimet dhe procedurat disiplinore të mëparshme, ankesat e pranuara për shqyrtim (vetëm si faktor përzgjedhjeje, pa pasoja pa u verifikuar), vitet e përvojës, rezultatet e kontrolleve të mëparshme dhe mospërmbushjen e Edukimit të Vijueshëm, si dhe ndryshimet e rëndësishme në strukturën ose portofolin e klientëve të anëtarit. Të paktën një herë në vit, Komiteti i Menaxhimit të Cilësisë i propozon Këshillit të Drejtimit për miratim listën e anëtarëve që do të kontrollohen, listën e anëtarëve me angazhime pranë njësive me interes publik, listën e Ekspertëve Kontrollues dhe afatet e kontrolleve. Përzgjedhja e dosjeve të punës — të paktën dy për çdo anëtar — mbështetet në deklarimin e dosjeve që anëtarët dorëzojnë deri më 31 mars të çdo viti.

Ekspertët Kontrollues

Kontrollin e kryejnë Ekspertët Kontrollues, Kontabilistë të Miratuar anëtarë të IKM, të përzgjedhur nga Komiteti i Menaxhimit të Cilësisë sipas kritereve të miratuara nga Këshilli i Drejtimit: të paktën pesë vjet anëtarësi, pjesëmarrje e rregullt në Edukimin e Vijueshëm, asnjë masë disiplinore, njohje e standardeve profesionale dhe aftësi për të ushtruar gjykim profesional. Përzgjedhja bëhet në dy faza — lista e anëtarëve që plotësojnë kushtet dhe përzgjedhja rastësore brenda saj — me verifikimin e konfliktit të interesit për çdo kontroll; anëtarët e Këshillit të Drejtimit, të Komitetit të Menaxhimit të Cilësisë, të Komitetit të Investigimit dhe të Komitetit të Disiplinës nuk mund të caktohen si Ekspertë Kontrollues. Ekspertët trajnohen posaçërisht për SNMC 1 dhe SNMC 2 dhe nënshkruajnë për çdo kontroll deklaratën e konfidencialitetit dhe deklaratën e konfliktit të interesit.

Për çdo kontroll caktohet një Kryetar i Grupit të Kontrollit, i cili mbikëqyr kryerjen e kontrollit, drejton mbledhjen përmbyllëse me anëtarin dhe përgatit raportin.

Si zhvillohet kontrolli

1. Njoftimi dhe planifikimi. Anëtari njoftohet për kontrollin sipas afateve të Programit Vjetor të miratuar nga Këshilli i Drejtimit. Eksperti Kontrollues ka të drejtë të kërkojë çdo informacion të nevojshëm dhe përdor pyetësorët e Manualit për Kontrollin e Menaxhimit të Cilësisë.
2. Shqyrtimi. Grupi i Kontrollit vlerëson sistemin e menaxhimit të cilësisë, dosjet e punës të përzgjedhura dhe pajtueshmërinë me standardet dhe Kodin e Etikës. Për çdo mangësi të rëndësishme, Grupi shqyrton analizën e shkaqeve rrënjësore të kryer nga anëtari ose dokumenton shkaqet e mundshme dhe i kërkon anëtarit përfundimin e analizës.
3. Mbledhja përmbyllëse. Në përfundim diskutohen rezultatet, përfundimet dhe rekomandimet e Grupit, si dhe lloji i raportit që do të lëshohet.
4. Raporti. Kryetari i Grupit përgatit raportin paraprak dhe ia dorëzon Komitetit të Menaxhimit të Cilësisë, i cili e rishikon dhe ia dërgon anëtarit. Anëtari ka 15 ditë për të paraqitur kundërshtimet e tij ndaj gjetjeve dhe konkluzioneve. Raporti përfundimtar, së bashku me kundërshtimet dhe me Planin e Veprimit të anëtarit për adresimin e mangësive, i dërgohet Komitetit, i cili përgatit vlerësimin përfundimtar për Këshillin e Drejtimit.
5. Vendimi. Vetëm Këshilli i Drejtimit zyrtarizon përfundimet e kontrollit dhe kërkon zbatimin e rekomandimeve. Për shkelje që janë objekt i masave disiplinore, Këshilli i Drejtimit ia kalon dosjen Komitetit të Investigimit.

Anëtari i kontrolluar paraqet një përgjigje me shkrim ndaj rekomandimeve, me Planin e Veprimit dhe afatin e zbatimit, i cili dakordësohet ndërmjet anëtarit, Grupit të Kontrollit dhe Komitetit. Një kopje e raportit i dërgohet anëtarit dhe një kopje ruhet në arkivat e IKM.

Vlerësimi

Rezultati i kontrollit shprehet në një nga katër shkallët e mëposhtme:

• Shumë mirë — gjetjet nuk janë materiale.
• Mirë — mangësi të vogla; Ekspertët Kontrollues rekomandojnë veprime korrigjuese.
• Mjaftueshëm — mangësi të rëndësishme; rekomandohen përmirësime thelbësore brenda një viti.
• Dobët — mangësitë kërkojnë një proces disiplinor.

Kriteret e hollësishme për secilën shkallë, me pragjet dhe treguesit përkatës, hartohen nga Komiteti i Menaxhimit të Cilësisë, miratohen nga Këshilli i Drejtimit dhe publikohen në këtë faqe.

Rikontrolli dhe ndjekja

Anëtari që ka marrë një vlerësim të ndryshëm nga “Shumë mirë” mund të kërkojë një rikontroll, të paktën gjashtë muaj pas datës së vlerësimit përfundimtar; rikontrolli përfshin edhe shërbimet dhe angazhimet e kryera pas kontrollit të mëparshëm. Për anëtarët me vlerësim “Mjaftueshëm” ose “Dobët”, në vitin pasardhës kryhet një procedurë verifikimi mbi zbatimin e Planit të Veprimit, me dy rezultate të mundshme: rekomandimet janë përmbushur ose nuk janë përmbushur.

Ankimi

Brenda dhjetë ditëve nga mbyllja e procesit, anëtari ka të drejtë ta ankimojë Raportin e Kontrollit pranë Komitetit të Menaxhimit të Cilësisë. Komiteti organizon brenda 15 ditëve një mbledhje me anëtarin dhe Ekspertët Kontrollues, e njoftuar të paktën dhjetë ditë përpara, dhe paraqet vendimin e tij, me propozime konkrete, brenda pesë ditëve pas mbledhjes. Në rast mosparaqitjeje, shqyrtimi bëhet mbi dokumentacionin e dorëzuar.

Konfidencialiteti

Kontrolli respekton sekretin profesional. Vënia në dispozicion e dosjeve të angazhimit mbështetet në detyrimin dhe të drejtën profesionale të anëtarit, të njohur nga Kodi i Etikës, për të zbuluar informacion për qëllime të rishikimit të cilësisë nga organizata profesionale; kontrata e shërbimit me klientin përmban një klauzolë që parashikon mundësinë e vënies në dispozicion të dosjes për qëllime të kontrollit të cilësisë nga IKM, ndërsa për kontratat ekzistuese, deri në rinovimin e tyre, anëtari siguron paraprakisht autorizimin me shkrim të klientit kur ai kërkohet. Raportet e kontrollit janë dokumente të brendshme të IKM; rezultatet e përgjithshme publikohen çdo vit në mënyrë të përmbledhur dhe pa emra.

Raportimi publik

Komiteti i Menaxhimit të Cilësisë i raporton çdo vit Këshillit të Drejtimit dhe Asamblesë së Përgjithshme. IKM publikon, jo më vonë se 30 qershori i vitit pasardhës, një raport vjetor të përmbledhur të rezultateve të Kontrollit të Menaxhimit të Cilësisë — statistikat e kontrolleve dhe të rezultateve, fushat kryesore të përmirësimit, përparimet në krahasim me kontrollet e mëparshme — pa përmendur emra individësh ose shoqërish. Një kopje e raportit i vihet në dispozicion Bordit të Mbikëqyrjes Publike.

Për pyetje rreth Kontrollit të Menaxhimit të Cilësisë, stafi i IKM është i gatshëm të ndihmojë në ikm.alb@gmail.com ose nëpërmjet faqes Kontakt.